El sistema de trazabilidad¶
La función del sistema de trazabilidad es la de conocer qué producto salió o entró del almacén; es el seguimiento del producto considerado individualmente. Permitirá, por ejemplo, saber a quién hemos comprado el producto vendido a un determinado cliente. De esta manera, una reclamación justificada del cliente por un defecto en un producto podremos trasladarla a nuestro proveedor.
El sistema utiliza dos campos para anotar la procedencia de los productos (origen y tabla). El campo origen recoge la referencia del documento al que ir para ver el documento anterior en el proceso de trazabilidad. El campo Tabla indica la tabla a la que pertenece la referencia. Tendrá un valor de 1 a 4 para referirse respectivamente a Trabajos, Ventas-Ingresos, Compras-Gastos y Pedidos.
También se sirve del campo Especificación (Lote o cualquier otra especificación que se haya deseado utilizar) para saber en las salidas cuál es la referencia del documento de compras anterior en el sistema de trazabilidad.
Un supuesto práctico¶
Proceso de registro¶
1º Paso. Hace un pedido a un determinado proveedor de una determinada mercancía. El pedido tiene la referencia 25.
2º Paso. Al recibir la mercancía, crea un documento de compras en el que registrar esta entrada. Si los datos los obtiene directamente del pedido con referencia 25 (lo más habitual), automáticamente WinPYME insertará en el campo Origen, el texto 25 y en el campo Tabla el texto 4 para indicar que los conceptos registrados en este documento de compras se basan en el pedido con referencia 25. Si decide insertar manualmente cada concepto, deberá también anotar manualmente los datos de Origen y Tabla 1 si quiere llevar la gestión de trazabilidad. En cualquier caso, será necesario que indique además el número de lote para que WinPYME sepa cuando haga una salida de material qué producto concreto es el que sale y relacionarlo con el documento de compras que será el origen de la salida 2.
3º Paso. Al salir la mercancía para un cliente, WinPYME automáticamente inserta en el campo de Especificación la de aquella registrada con una fecha más reciente 3 y en base a esta especificación sabrá el documento (o documentos) de compras que fue usado para registrar la entrada. La referencia de este documento será anotada en el campo Origen y en el campo tabla se anotará el texto 3 para indicar que corresponde a un documento de compras.
Proceso de localización¶
Suponga que se enfrenta a la reclamación de un cliente y desea saber a qué proveedor compró la mercancía.
1º Paso. Localizar el documento de ventas que utilizó para la salida de esa mercancía. Seguramente que su cliente, en la reclamación, le presente el albarán o factura.
2º Paso. Doble clic en el campo Origen del concepto que reclama. Le lleva al albarán de entrada. Ya tendría el nombre del proveedor.
3º Paso. Si además quisiera saber cuál fue el pedido que usted hizo, sólo necesitaría hacer doble clic en el campo Origen del albarán de entrada anterior para llevarle a su pedido.
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Haciendo doble clic sobre el control Origen cuando este no tiene ningún dato se abre la utilidad para buscar el documento en el que tiene su origen. La búsqueda se hace sobre la tabla de pedidos salvo que en el campo Tabla se especifique otra cosa. Si el campo origen tiene algún dato introducido se accede al documento referenciado.
- 2
Imaginemos que va a hacer una salida de pintura para un cliente (Pintura metalizada verde marca Titanium con ref. PMVT). Es imprescindible para llevar un control de trazabilidad que diferencie entre los distintos botes que hubiese podido recibir de su proveedor para saber el pedido o pedidos en los que los recibió. Esta diferenciación se hace a través de cualquier característica particular (especificación) que desee (por ejemplo, número de lote).
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En el caso del bote de pintura, suponga que tiene botes de tres lotes diferentes en el almacén:
Lote 1 (Caducidad: 25/5/2014)
Lote 2 (Caducidad: 25/5/2015)
Lote 3 (Caducidad: 25/5/2016
Al registrar una salida de mercancía WinPYME anotará primero en el campo Lote el Lote 1 porque su fecha de caducidad es anterior a los demás.