Preguntas frecuentes

¿Qué pasos he de seguir para hacer una factura electrónica en el formato facturae?

Para generar una factura electrónica con WinPYME, deberá:

1. Tener un certificado electrónico (bien en copia en un fichero o bien importado al almacén de certificados con la opción de "Exportable", en este último caso)
2. Instalar el programa wpfexades, que puede bajar sin coste adicional a su ordenador desde la página de descargas.
3. Configurar algunos elementos de WinPYME para que la factura generada sea válida.

Una vez hecho esto, el proceso para generar una factura electrónica es muy simple.

1) Importación del certificado digital

Para esta explicación nos vamos a remitir a www.adminfacil.es, que han desarrollado una guía paso a paso que cubre el proceso completo y/o a la sección de "Preguntas Frecuentes" de la FNMT, en la que se amplían las indiciones a otros navegadores de uso más frecuente.

Es un procedimiento guiado por un asistente en el que, eso sí, debe fijarse en el paso en que le pregunta cómo tratar la clave privada. Como se dice más arriba, es imprescindible que se marque la casilla "Marcar esta clave como exportable" ya que, por defecto, aparece desmarcada. Sólo así podrá usarse el certificado por aplicaciones externas al navegador al que se esté importando.

Si se salta este paso debido a que ya dispone de un certificado importado previamente y, cuando va a firmar una factura generada, le aparece el mensaje "5:Clave no válida para utilizar en el estado especificado.", deberá reimportar el certificado digital ya que, al certificado que intenta usar, no se le marcó esta casilla cuando se importó.

2) Instalación de wpfexades.exe

wpfexades es el programa que se encarga de firmar los documentos XML generados por WiNPYME. Se puede descargar desde www.winpyme.com.

wpfexades precisa que esté instalado Microsoft Net Framework en, al menos, su versión 2.0. El programa de instalación de wpfexades no comprueba si existe o no esta versión mínima al no acceder al registro de Windows para nada. No obstante, si no estuviera instalada, te enterarás fácilmente porque aparecerá el siguiente mensaje al intentar hacer uso de la utilidad de facturación electrónica: “La aplicación no se ha podido inicializar correctamente (0xc0000135). Haga click en aceptar para terminar la aplicación.“. Si fuese el caso, será necesario que descargues esta versión de Microsoft Net Framework (o una superior). Puedes hacerlo desde la web de Microsoft (el enlace al que apunta podría cambiar en el futuro).

En la instalación de wpfexades sólo ha de preocuparse de indicar como destino la carpeta donde tenga instalado WinPYME. Al finalizar la instalación podrá ver una subcarpeta llamada FE dentro de WinPYME, indicativo de que la instalación se hizo correctamente.

3) Configuración de WinPYME. Actualización de tablas. Nuevos campos para facturación electrónica

Para poder realizar la facturación electrónica se han añadido nuevos campos a las tablas de Datos de la empresa, Formas de pago, Idiomas, Clientes y Ventas-Ingresos. Concretamente se han añadido:

1. Datos de la empresa: Tres campos para registrar el nombre y apellidos en caso de ser una persona física el titular y un campo para registrar el código del país según la ISO 3166-1:2006 Alpha-3.
   
2. Formas de pago: Un campo (Cód FE) para registrar la referencia de la forma de pago de acuerdo con la siguiente codificación:
   
   • 01 Al contado
   • 02 Recibo Domiciliado
   • 03 Recibo
   • 04 Transferencia
   • 05 Letra Aceptada
   • 06 Crédito Documentario
   • 07 Contrato Adjudicación
   • 08 Letra de cambio
   • 09 Pagaré a la Orden
   • 10 Pagaré No a la Orden
   • 11 Cheque
   • 12 Reposición
   • 13 Especiales
   • 14 Compensación
   • 15 Giro postal
   • 16 Cheque conformado
   • 17 Cheque bancario
   • 18 Pago contra reembolso
   • 19 Pago mediante tarjeta
   
3. Idiomas: un campo para registrar el código ISO 639-1:2002 Alpha-2 del idioma, consistente en dos letras: Por ejemplo: es->Español (Castellano), eu:->Euskera, ca:Catalán, gl:Gallego, en:Inglés, fr:Francés, de:Alemán, etc.
   
4. Clientes: Tres campos para registrar el nombre y apellidos en caso de ser una persona física el titular y un campo para registrar el código del país según la ISO 3166-1:2006 Alpha-3. Además, otros cuatro campos para registrar los datos de Oficina contable, Órgano gestor, Unidad tramitadora y oficina proponente, útiles para la emisión de facturas a la Administración Pública. Estos códigos se pueden obtener en face.gob.es
   
5. Ventas-Ingresos: Un campo para registrar el código del país según la ISO 3166-1:2006 Alpha-3
   

WinPYME verifica con cada factura que se vaya a emitir si se dispone de la información necesaria, advirtiendolo y permitiendo subsanar los defectos antes de emitir la factura.

Si ya eres usuario de WinPYME desde una versión previa, la recomendación es que, en primer lugar, actualices los datos de las tablas a), b) y c). Las tablas de Clientes y Ventas-Ingresos seguro que resulta más cómodo ir haciéndolo a medida que las vayas necesitando.

El diálogo de emisión de facturas

Como puede verse en la imagen, el diálogo se distinguen claramente dos bloques:

1. Selección de los documentos a emitir (el boque de la izquierda) en el que puede filtrar primeramente los de algún criterio específico y seguidamente marcar aquellos que le interesen.
2. Indicación de las opciones de firma y envío por correo electrónico. Para la firma puede usar un certificado de los que tenga registrados en el almacén de certificados o el de una copia independiente que haya hecho en un fichero. Para el envío, las opciones son idénticas a las opciones de envío de documentos por e-Mail.

Al pulsar el botón proceder, por cada factura seleccionada, se creará un fichero XML llamado 'NúmeroDeReferencia.XML'. (en la captura de pantalla se llamaría 8634.XML).

Si se marca la casilla "Firmar" se creará otro con el mismo nombre y con extensión XSIG (8634.XSIG). En este fichero, al contenido del XML se le añade la firma digital. Es el que se habrá de subir a FACe (Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas), cuando nuestro cliente sea la Administración Pública.

Si, además, se marca la opción de "Enviar fichero" se enviará a la dirección de correo electrónico que figura en la ficha del cliente para el que se emitió la factura

Enlaces

• Gobierno de España. Información general sobre facturación electrónica
• Gobierno de España. Servicio de validación de facturas electrónicas
• Gobierno de España. Servicio de visualización de facturas electrónicas
• FACe. Punto General de Entrada de Facturas Electrónicas